Política de privacidad

GLOVA HAIR S.A.S.
Versión:1.0
Fecha de entrada en vigencia: 3 de agosto de 2026

1. INFORMACIÓN GENERAL
GLOVA HAIR S.A.S. (en adelante, la "Empresa"), identificada con NIT 902.034.553-1, con domicilio principal en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, en la Carrera 45 No. 2A-56, correo electrónico glovahaircol@gmail.com y teléfonos 302 346 7907 y 300 359 7420, en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
La Empresa desarrolla actividades relacionadas con la elaboración, fabricación, comercialización, distribución, importación y exportación de productos cosméticos y de cuidado capilar, así como las demás actividades autorizadas en su objeto social.
La presente Política tiene como finalidad garantizar el adecuado tratamiento de la información personal de clientes, consumidores, distribuidores, proveedores, trabajadores, aspirantes, accionistas y demás titulares cuyos datos sean tratados por la Empresa.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos administradas por GLOVA HAIR S.A.S., independientemente del medio físico o digital mediante el cual sea recolectada.
Comprende el tratamiento de los datos personales de:
Clientes.
Consumidores finales.
Distribuidores.
Proveedores.
Contratistas.
Empleados.
Aspirantes a cargos.
Extrabajadores.
Accionistas.
Visitantes.
Personas que interactúan con la Empresa mediante su sitio web, redes sociales, correo electrónico o canales de atención.
El tratamiento comprenderá operaciones tales como:
Recolección.
Almacenamiento.
Organización.
Conservación.
Consulta.
Actualización.
Uso.
Circulación.
Transmisión.
Transferencia.
Supresión.
Cualquier otra operación autorizada por la Ley.

3. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política se adoptan las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación dirigida al Titular mediante la cual se informa la existencia de la presente Política.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Dato Público: Información calificada como pública por la Constitución o la Ley.
Dato Privado: Información cuyo conocimiento interesa únicamente al Titular.
Dato Semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima ni pública y cuyo acceso puede interesar a determinados sectores.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos biométricos, estado de salud, origen racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, entre otros.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que decide sobre las bases de datos y el tratamiento de la información.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: Envío de datos personales a otro responsable del tratamiento.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.
Tratamiento: Toda operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y demás actividades previstas por la ley.

4. PRINCIPIOS RECTORES
GLOVA HAIR S.A.S. desarrollará el tratamiento de datos personales bajo los siguientes principios:
4.1 Legalidad
Todo tratamiento se realizará conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables.
4.2 Finalidad
Los datos personales serán tratados únicamente para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular.
4.3 Libertad
El tratamiento solo podrá realizarse con autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones legales.
4.4 Veracidad o Calidad
La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
4.5 Transparencia
El Titular podrá conocer en cualquier momento la información que repose sobre él en las bases de datos administradas por la Empresa.
4.6 Acceso y Circulación Restringida
Los datos personales solo podrán ser tratados por personas autorizadas y para las finalidades previstas en esta Política.
4.7 Seguridad
La Empresa implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o fraude.
4.8 Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a guardar reserva sobre la información, incluso después de finalizar su relación con la Empresa.
4.9 Responsabilidad Demostrada
La Empresa adoptará procedimientos internos que permitan demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos personales.
5. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5.1 Autorización
GLOVA HAIR S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular antes de recolectar o tratar sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la Ley.
La autorización podrá obtenerse mediante cualquiera de los siguientes mecanismos:
Formularios físicos.
Formularios electrónicos.
Sitio web.
Correo electrónico.
Mensajes de datos.
Grabaciones telefónicas.
WhatsApp u otros canales digitales.
Contratos.
Facturas.
Órdenes de compra.
Cualquier otro medio que permita demostrar posteriormente la manifestación de voluntad del Titular.
La autorización comprenderá las finalidades descritas en la presente Política.

5.2 Casos en los que no se requiere autorización
No será necesaria la autorización cuando el tratamiento corresponda a:
Información requerida por autoridad pública o judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Los demás casos previstos en la Ley 1581 de 2012.

5.3 Tratamiento de datos sensibles
Cuando GLOVA HAIR S.A.S. requiera tratar datos sensibles:
Informará previamente al Titular la finalidad del tratamiento.
Indicará que no está obligado a suministrarlos.
Solicitará autorización expresa y diferenciada.
Implementará medidas de seguridad reforzadas para proteger dicha información.
Podrán tratarse datos sensibles cuando ello resulte indispensable para el cumplimiento de obligaciones legales, laborales, contractuales o de seguridad.

5.4 Datos de niños, niñas y adolescentes
La Empresa únicamente tratará datos personales de menores de edad cuando ello sea permitido por la Ley y exista autorización del representante legal, garantizando siempre el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados por GLOVA HAIR S.A.S. podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:
6.1 Clientes y consumidores
Gestionar la venta de productos.
Atender pedidos.
Emitir facturas.
Gestionar garantías.
Tramitar cambios y devoluciones.
Contactar al cliente para atender consultas, peticiones, quejas o reclamos.
Enviar información relacionada con promociones, descuentos, lanzamientos y campañas comerciales.
Realizar encuestas de satisfacción.
Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables.
Prevenir fraudes.
Atender requerimientos de autoridades competentes.
Mantener actualizadas las bases de datos comerciales.

6.2 Proveedores y contratistas
Los datos personales podrán utilizarse para:
Evaluar proveedores.
Realizar procesos de contratación.
Gestionar órdenes de compra.
Elaborar contratos.
Verificar información financiera y tributaria.
Gestionar pagos.
Cumplir obligaciones legales y fiscales.
Realizar auditorías internas.
Verificar antecedentes cuando la ley lo permita.

6.3 Empleados, aspirantes y exempleados
La Empresa tratará los datos para:
Procesos de selección.
Estudios de seguridad cuando sean procedentes.
Celebración del contrato laboral.
Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.
Pago de salarios y prestaciones.
Administración del personal.
Gestión disciplinaria.
Programas de bienestar.
Formación y capacitación.
Expedición de certificaciones laborales.
Conservación de la historia laboral.
Cumplimiento de obligaciones legales.

6.4 Accionistas
Los datos personales de los accionistas podrán tratarse para:
Administración del libro de registro de accionistas.
Convocatorias.
Pago de dividendos.
Elaboración de certificaciones.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Atención de solicitudes.
Comunicación de decisiones societarias.

6.5 Mercadeo
Siempre que exista autorización del Titular, GLOVA HAIR S.A.S. podrá:
Enviar campañas publicitarias.
Informar sobre nuevos productos.
Compartir promociones.
Remitir catálogos.
Realizar estudios de mercado.
Ejecutar programas de fidelización.
Invitar a eventos comerciales.
Enviar boletines electrónicos.
El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones.

6.6 Página web y redes sociales
Cuando el Titular interactúe con el sitio web o redes sociales de la Empresa, sus datos podrán utilizarse para:
Responder solicitudes.
Atender consultas.
Administrar formularios de contacto.
Gestionar campañas digitales.
Analizar estadísticas de navegación.
Mejorar la experiencia del usuario.
Gestionar cookies cuando corresponda.

6.7 Videovigilancia
Cuando existan cámaras de seguridad en oficinas, bodegas o establecimientos comerciales, las imágenes serán utilizadas exclusivamente para:
Protección de personas.
Protección de bienes.
Control de acceso.
Prevención del fraude.
Atención de requerimientos judiciales o administrativos.
Seguridad de las instalaciones.
Las imágenes únicamente serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir estas finalidades o el exigido por la ley.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tendrán derecho a:
Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
Actualizar su información.
Rectificar datos incorrectos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
Revocar la autorización cuando sea procedente.
Solicitar la supresión de los datos cuando legalmente proceda.
Presentar consultas y reclamos.
Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite interno.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. DEBERES DE GLOVA HAIR S.A.S.
Como Responsable del Tratamiento, GLOVA HAIR S.A.S. se compromete a:
Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar la autorización cuando sea requerida.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar datos inexactos.
Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
Informar a los Encargados sobre las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos.
Adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, uso indebido, alteración, acceso no autorizado o fraude.
Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
9.1 Consultas
El Titular o su causahabiente podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de GLOVA HAIR S.A.S.
La consulta deberá contener, como mínimo:
Nombre completo del solicitante.
Tipo y número de documento de identificación.
Descripción de la consulta.
Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
Documentos que acrediten la representación cuando aplique.
La Empresa atenderá la consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

9.2 Reclamos
El Titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información deba ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un incumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales.
El reclamo deberá contener:
Nombre e identificación del Titular.
Datos de contacto.
Descripción clara de los hechos.
Pretensiones.
Documentos soporte, cuando existan.
Si el reclamo se encuentra incompleto, la Empresa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información.
Si transcurren dos (2) meses sin respuesta del solicitante, se entenderá desistido el reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará en la base de datos una leyenda de "Reclamo en trámite" mientras se resuelve.
El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible resolverlo dentro de dicho término, se informará al interesado las razones de la demora y la fecha estimada de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

9.3 Revocatoria de la autorización y supresión de datos
El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada o la supresión de sus datos personales cuando:
Considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
No exista una obligación legal o contractual que impida la eliminación de la información.
La Empresa evaluará cada solicitud y responderá conforme a la normativa vigente.

9.4 Canales de atención
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante los siguientes canales:
GLOVA HAIR S.A.S.
Dirección: Carrera 45 No. 2A-56, Cali, Valle del Cauca.
Correo electrónico:
glovahaircol@gmail.com
Teléfonos:
302 346 7907
300 359 7420
Las solicitudes podrán presentarse de manera presencial o por medios electrónicos.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
GLOVA HAIR S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus actividades comerciales o para el cumplimiento de obligaciones legales.
En estos casos, la Empresa verificará que los terceros implementen medidas adecuadas para proteger la información y suscribirá los contratos de transmisión de datos personales cuando sean exigidos por la legislación colombiana.
Cuando la transferencia se realice hacia otro Responsable del Tratamiento, se garantizará el cumplimiento de los estándares previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
GLOVA HAIR S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, destrucción o divulgación.
Entre otras, implementará las siguientes medidas:
Control de acceso a la información.
Gestión de usuarios y perfiles.
Copias de seguridad periódicas.
Protección de equipos y sistemas informáticos.
Almacenamiento seguro de documentos físicos.
Acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas.
Capacitación periódica al personal sobre protección de datos personales.
Protocolos para la gestión de incidentes de seguridad.
La Empresa procurará mantener actualizadas estas medidas conforme evolucionen los riesgos tecnológicos y las disposiciones legales aplicables.

12. VIGENCIA
La presente Política entra en vigor a partir del 3 de agosto de 2026.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, la relación contractual correspondiente y los términos de conservación exigidos por la legislación colombiana.
Cuando desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal de conservar la información, los datos serán eliminados o anonimizados conforme a los procedimientos internos de la Empresa.

13. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
GLOVA HAIR S.A.S. podrá modificar la presente Política cuando:
Existan cambios en la legislación aplicable.
Se implementen nuevos procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Se modifiquen las actividades desarrolladas por la Empresa.
Sea necesario fortalecer los mecanismos de protección de la información.
Las modificaciones serán informadas a los Titulares mediante los canales de comunicación utilizados por la Empresa, tales como su página web, correo electrónico, redes sociales o cualquier otro medio idóneo.
La versión vigente será la publicada por la Empresa y reemplazará cualquier versión anterior.

CONTROL DEL DOCUMENTO
Documento: Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable: GLOVA HAIR S.A.S.
Versión: 1.0
Fecha de aprobación: 3 de agosto de 2026.
Vigencia: Hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión.
Normatividad aplicable:
Constitución Política de Colombia (artículo 15).
Ley 1266 de 2008 (cuando resulte aplicable).
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 1074 de 2015.
Demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores.